A Nemzetközi Munkaügyi Hivatal Igazgató Tanácsa az általa szükségesnek ítélt időpontokban jelentést terjeszt az Általános Konferencia elé a jelen Egyezmény helyzetéről, és megvizsgálja, kívánatos-e a Konferencia napirendjére tűzni az Egyezmény részleges vagy teljes felülvizsgálatának kérdését.
17. cikk
1. Ha a Konferencia a jelen Egyezményt részben vagy egészében felülvizsgáló új Egyezményt fogad el, akkor az új Egyezmény eltérő rendelkezése hiányában
a) a felülvizsgáló új Egyezmény valamely tagállam által történő megerősítése, tekintet nélkül a fenti 13. cikk rendelkezéseire, ipso jure magában foglalja a jelen Egyezmény azonnali felmondását, amennyiben és amikor az új felülvizsgáló Egyezmény hatályba lép;
b) a felülvizsgáló új Egyezmény hatálybalépésekor lezárul a jelen Egyezmény megerősítésének lehetősége a tagállamok előtt.
2. A jelen Egyezmény jelenlegi formájában és tartalmával mindenképpen érvényben marad mindazon tagállamokra nézve, amelyek a jelen Egyezményt megerősítették, de a felülvizsgált Egyezményt nem.
18. cikk
A jelen Egyezmény szövegének angol és francia változata egyaránt hiteles.
I. sz. Melléklet
A tengerész személyazonossági okmánynak, melynek formai és tartalmi követelményei az alábbiakban olvashatók, olyan jó minőségű anyagokból kell készülnie, melyek kiválasztása, amennyire ez megoldható, több szempontra, így a költségekre is tekintettel történik, és amelyek a nyilvánosság számára nem könnyen hozzáférhetők. Az okmány mérete ne legyen nagyobb mint amekkora a jelen Egyezményben előírt információ rögzítéséhez szükséges. Tartalmazza a kiállító állam nevét és az alábbi nyilatkozatot:
„A jelen okmány tengerész személyazonossági okmány, melyet a Nemzetközi Munkaügyi Szervezetnek a tengerészek személyazonossági okmányairól szóló 2003. évi (felülvizsgált) egyezménye alapján állítottunk ki. Ez az okmány önálló okmány és az útlevéllel nem azonos.”
Az okmány alábbi, félkövér betűkkel nyomtatott adatlapját/adatlapjait laminálással vagy fedőréteggel kell védeni, vagy pedig olyan képalkotó technológiát és hordozó anyagot kell alkalmazni, mely az arckép és más életrajzi adatok vonatkozásában az előbbivel egyenértékű hamisítás elleni védelmet biztosít.
A felhasznált anyagok, illetve az adatok mérete és elhelyezése egyezzen meg a Nemzetközi Polgári Légiközlekedési Szervezet (ICAO) meghatározásában, közelebbről a 9303 sz. okmány 3. részében (2002, 2. kiadás) vagy a 9303 sz. okmány 1. részében (2003, 5. kiadás) foglaltakkal.
A hamisítás elleni védelmi paraméterek tartalmazzanak az alábbiak közül legalább egyet:
Vízjel, ibolyántúli biztonsági elemek, speciális tinta, ritka színezetű minták, perforált képek, hologram, lézeres tipográfia, mikronyomtatás, illetve hőtechnológiás laminálás.
A tengerész személyazonossági okmány adatlapján/lapjain szereplő adatok korlátozódjanak az alábbiakra:
I. Kiállító hatóság:
II. A hatóság telefonszáma(i), e-mail címe és honlap címe:
III. Kiállítás napja és helye:
- tengerész digitális vagy eredeti fényképe -
a) A tengerész teljes neve:
b) Neme:
c) Születésének ideje és helye:
d) Állampolgárság:
e) A személyazonosítást megkönnyítő bármely különös ismertető jele:
f) Aláírás:
g) Érvényesség:
h) Okmány típusa és rendeltetése:
i) Okmány sorszáma:
j) Személyi azonosító szám (választható):
k) Ujjlenyomaton alapuló, később kialakítandó norma szerinti biometrikus sablon vonalkód-formátumban számokkal nyomtatva:
l) A fenti 9303 sz. okmány szerinti, elektronikusan olvasható rész, mely megfelel az ICAO meghatározásainak;
IV. A kiállító hatóság hivatalos pecsétje vagy bélyegzője.
Az adatok magyarázata:
A fent említett adatlap(ok) adatmezőinek szövegét le lehet fordítani a kiállító hatóság nyelvére/nyelveire. Ha a hivatalos nyelv nem angol, francia vagy spanyol, úgy e szövegeket ezen nyelvek valamelyikén is meg kell jeleníteni.
Ezen okmányba való bejegyzésre csak latin betűk használhatók.
A fenti adatokat az alábbiak szerint kell bejegyezni:
I. Kiállító hatóság: a kiállító állam ISO kódja, illetve a tengerész személyazonossági okmányt kiállító hatóság neve és teljes címe és a kiállítást jóváhagyó személy neve és beosztása.
II. A telefonszám, az e-mail cím és a honlap cím a jelen Egyezményben említett ügyeleti iroda ezen adataira utal.
III. Kiállítás napja és helye: a dátumot kétszámjegyű arab számokkal kell odaírni nap/hónap/év formátumban, pl. 31/12/03; a hely megjelölése legyen azonos a nemzeti útlevélen megadott jelöléssel.
- a fénykép mérete: mint az ICAO 9303 sz. dokumentumban -
a) A tengerész teljes neve: amely neveknél ez értelmezhető, ott a vezetéknév kerüljön az első helyre, ezt kövessék a tengerész további nevei;
b) Nem: férfinél ’M’, nőnél ’F’ betűvel jelölve;
c) Születési idő és hely: a dátumot kétjegyű arab számokkal kell beírni nap/hónap/év formátumban, a hely megjelölése legyen azonos a nemzeti útlevélen megadott jelöléssel;
d) Állampolgárság: itt kell megadni az állampolgárságot;
e) Különös ismertetőjel: bármely azonnal szembetűnő adottság, mely az azonosítást megkönnyíti;
f) A tengerész aláírása;
g) Érvényesség: kétjegyű arab számokkal kell beírni nap/hónap/év formátumban;
h) Az okmány típusa vagy rendeltetése: az okmány típusának kódja a latin ábécé nagybetűivel (S);
i) Egyedi dokumentumszám: országkód (lásd fent I. pont), melyet egy legfeljebb kilenc számjegyből álló alfanumerikus nyilvántartási szám követ;
j) Személyi azonosító szám: a tengerész választhatóan beírható személyi azonosító száma, mely nem lehet több 14 alfanumerikus karakternél;
k) Biometrikus sablon: a pontos meghatározás még fejlesztés alatt áll;
l) Optikailag olvasható zóna: a fent megadott 9303 sz. ICAO okmány szerint.
II. sz. Melléklet
A minden tagállam által működtetendő elektronikus adatbázisban minden tételhez a jelen Egyezmény 4. cikkének 1., 2., 6. és 7. bekezdése alapján megadandó adatok az alábbiakra korlátozódnak:
1. szakasz
1. A személyazonossági okmányban megjelölt kiállító hatóság.
2. A tengerész neve a személyazonossági okmányban megadott módon.
3. A személyazonossági okmány egyedi dokumentumszáma.
4. A személyazonossági okmány lejáratának, felfüggesztésének vagy visszavonásának dátuma.
2. szakasz
5. A személyazonossági okmányon feltüntetett biometrikus sablon.
6. Fénykép.
7. A tengerész személyazonossági okmány adataira történő minden lekérdezés részletei.
III. sz. Melléklet
A jelen melléklet a jelen Egyezmény 5. cikke szerint minden tagállam által elfogadandó eljárásokhoz kapcsolódó minimális követelményeket fogalmaz meg a tengerész személyazonossági okmánnyal (a továbbiakban: TSzO) összefüggésben, beleértve a minőség-ellenőrzési eljárásokat is.
Az A. rész a minden tagállam által kötelezően teljesítendő, minimális normákat sorolja fel, melyeket a TSzO-k kiállítási rendszerében kell megvalósítani.
A B. rész eljárásokat és gyakorlati megoldásokat javasol ezen normák teljesítéséhez. A B. részt a tagállamoknak megfontolás tárgyává kell tenniük, de teljesítésük nem kötelező.
A. rész: Kötelezően teljesítendő normák
1. A kitöltetlen TSzO-k előállítása és szállítása
Folyamatok és eljárások vannak érvényben annak szavatolására, hogy a kitöltetlen TSzO-k előállítása és szállítása az ehhez szükséges biztonságban történjen, beleértve az alábbiakat:
a) minden kitöltetlen TSzO legyen azonos minőségű, és feleljen meg az I. sz. Mellékletben megadott tartalmi és formai követelményeknek;
b) az előállításhoz használt anyagok legyenek védettek és ellenőrzöttek;
c) a kitöltetlen TSzO-kat védjék, ellenőrizzék, azonosítsák és kövessék nyomon az előállítási és szállítási folyamatok során;
d) a gyártóknak legyenek birtokában azok az eszközök, melyekkel megfelelően teljesíteni tudják a kitöltetlen TSzO-k előállításával és szállításával kapcsolatos kötelezettségeiket;
e) a kitöltetlen TSzO-k szállítása a gyártótól a kiállító hatósághoz ellenőrzött körülmények között történjen.
2. A kitöltetlen és a kitöltött TSzO-k őrzése, kezelése és nyilvántartása
Megfelelő folyamatok és eljárások vannak érvényben annak biztosítása érdekében, hogy a kitöltetlen és a kitöltött TSzO-k tárolása, kezelése és nyilvántartása megfelelő biztonságban történjen, beleértve az alábbiakat:
a) a kitöltetlen és a kitöltött TSzO-k tárolását és kezelését a kiállító hatóság ellenőrizze;
b) a kitöltetlen, kitöltött és érvénytelenített TSzO-kat - beleértve a mintapéldányokat is - védjék, ellenőrizzék, azonosítsák és kövessék nyomon;
c) a folyamatban résztvevő szakszemélyzet megbízhatósága, szavahihetősége és szakmai lojalitása érje el a beosztásukban megkívánt színvonalat, és rendelkezzen megfelelő képesítéssel;
d) az illetékes tisztségviselők közötti munkamegosztás célja, hogy illetéktelen személyek ne kaphassanak TSzO-t.
3. Pályázatok feldolgozása; TSzO-k felfüggesztése és visszavonása; fellebbezési eljárás
Különféle folyamatok és eljárások vannak érvényben annak érdekében, hogy a TSzO-k iránti kérelmek feldolgozását, a kitöltetlen TSzO-k személyre szóló okmánnyá való kitöltését és a TSzO-k kiadását a kiállító hatóság, illetve e hatóság megfelelő szervezeti egysége a szükséges biztonsági rendszabályok hatálya alatt végezhesse, beleértve:
a) az ellenőrzési és jóváhagyási folyamatokat, melyek biztosítják, hogy a TSzO-k első kiállítása és későbbi meghosszabbítása kizárólag az alábbiak alapján történik:
(i) az I. sz. Mellékletben meghatározott összes adatot tartalmazó kérelem,
(ii) a kérelmező személyazonosságának a kiállító állam jogszabályai és gyakorlata szerinti igazolása,
(iii) az állampolgárság vagy állandó lakhely igazolása,
(iv) annak bizonyítása, hogy az illető személy az 1. cikk értelmében tengerész,
(v) annak szavatolása, hogy a kérelmező, különösen akkor, ha egynél több állampolgársággal vagy tartózkodási engedéllyel rendelkezik, ne kaphasson egynél több TSzO-t,
(vi) annak igazolása, hogy a kérelmező nem jelent biztonsági kockázatot a nemzetközi jogi dokumentumokban lefektetett alapvető jogok és szabadságok tekintetében;
b) a folyamatokat, melyek biztosítják, hogy
(i) a II. sz. Mellékletben szereplő minden tétel összes adata a TSzO kiállításával egyidejűleg az adatbázisban is megjelenjen,
(ii) a kérelmezőtől kapott személyi adatok, fénykép, kézjegy és biometrikus azonosító csakugyan a kérelmezőé legyenek,
(iii) a kérelmezőtől kapott személyi adatok, fénykép, kézjegy és biometrikus azonosító a TSzO előállítása, kiállítása és átadása során végig kapcsolatban legyenek a kérelemmel;
c) gyors intézkedés az adatbázis aktualizálására, mikor egy TSzO-t felfüggesztenek vagy visszavonnak;
d) meghosszabbítási és/vagy megújítási eljárás létrehozása olyan esetekre, amikor a tengerésznek szüksége van TSzO-jának meghosszabbítására vagy megújítására, illetve olyan esetben, ha egy TSzO elvész;
e) a TSzO felfüggesztésének vagy visszavonásának feltételeit a hajótulajdonosok és a tengerészek szervezeteivel való konzultáció eredményeként kell megállapítani;
f) hatékony és átlátható közigazgatási fellebbezési eljárás van érvényben.
4. Az adatbázis működtetése, biztonsága és karbantartása
Folyamatok és eljárások vannak érvényben az adatbázis működtetéséhez és karbantartásához szükséges biztonsági szint biztosításához, mely az alábbiakat is magában foglalja:
a) az adatbázis védett mindennemű tiltott manipuláció és jogosulatlan hozzáférés ellen;
b) az adatok jól használhatók, adatvesztéssel szemben védettek, és az állandó ügyeleti irodából bármikor lekérdezhetők;
c) az adatbázisokat nem rendelik más adatbázisok mellé, és más adatbázisokba nem másolják át őket, és ezeket elektronikus kapcsolatba sem hozzák más adatbázisokkal; az adatbázisban szereplő információt kizárólag tengerészek azonosításának hitelesítéséhez használják;
d) az egyes magánszemélyek jogait tiszteletben tartják, ideértve az alábbiakat:
(i) a magánélethez való jogot, a személyi adatok összegyűjtésében, tárolásában, kezelésében és továbbításában, és
(ii) az adott személy jogát ahhoz, hogy saját adataihoz hozzáférjen, illetve ahhoz, hogy ezen adatokban bárminemű pontatlanságot megfelelő időben kijavíthasson.
5. Minőség-ellenőrzés és rendszeres értékelések
a) Folyamatok és eljárások vannak érvényben annak érdekében, hogy a szükséges mértékű adatbiztonság az eljárások minőségének ellenőrzése és időszaki értékelések útján biztosított legyen, beleértve az egyes folyamatok nyomon követését is annak szavatolására, hogy a szükséges teljesítménynormák az alábbi területeken teljesülnek:
(i) kitöltetlen TSzO-k gyártása és kiadása,
(ii) kitöltetlen, érvénytelenített és kitöltött TSzO-k őrzése, kezelése és nyilvántartása,
(iii) kérvények feldolgozása, kitöltetlen TSzO-k személyre szóló kitöltése a kibocsátásért és kiadásért felelős hatóság megfelelő szervezeti egysége által,
(iv) az adatbázis működtetése, biztosítása és karbantartása.
b) Rendszeres felülvizsgálat folyik annak biztosítására, hogy a kibocsátási rendszer és az eljárások megbízhatók legyenek, illetve annak érdekében, hogy ezek megfeleljenek az Egyezmény követelményeinek.
c) Eljárások vannak érvényben a többi ratifikáló tagállam által készített időszaki értékelésekről szóló jelentésekben szereplő információ bizalmasságának védelme érdekében.
B. rész: Ajánlott eljárások és gyakorlat
1. Üres TSzO-k előállítása és kiadása
1.1. A TSzO-k adatbiztonsága és egységessége érdekében az illetékes hatóság határozzon meg egy megfelelő forrást a tagállam által kibocsátandó üres TSzO-k előállítására.
1.2. Ha az üres okmányokat a TSzO-k kiállításáért felelős hatóság (kiállító hatóság) telephelyén állítják elő, a 2.2. sz. bekezdés lép érvénybe.
1.3. Ha külső vállalkozást választanak, úgy az illetékes hatóság
1.3.1. ellenőrizze, hogy a vállalkozás üzleti tisztessége megfellebbezhetetlen, üzletileg stabil és megbízható;
1.3.2. kötelezze a vállalkozást annak megjelölésére, mely alkalmazottjait vonja be az üres TSzO-k gyártásába;
1.3.3. követelje meg a vállalkozástól, hogy a hatóságnak bizonyítékot szolgáltasson arra vonatkozóan, miszerint a kijelölt alkalmazottak megbízhatóságáról, szavahihetőségéről és tisztességéről megfelelő eljárás segítségével győződnek meg, és nyújtson kielégítő bizonyítékot a hatóságnak arról, hogy minden ilyen munkavállalójának megfelelő megélhetési forrást juttat, és foglalkoztatásuk tartós;
1.3.4. kössön írásos megállapodást a vállalkozással, melyben a vállalkozás a hatóságnak a TSzO-kkal kapcsolatos saját felelősségét nem felülírva, lefekteti az alábbi 1.5. sz. bekezdésben említett műszaki adatokat és gyártási útmutatót, és várja el a vállalattól, hogy az
1.3.4.1. biztosítsa, hogy csak azok a kijelölt munkavállalók vesznek részt az üres TSzO-k előállításában, akik szigorú titoktartási kötelezettséget vállaltak,
1.3.4.2. tegyen meg minden szükséges biztonsági intézkedést az üres TSzO-knak a saját telephelyéről a kiállító hatósághoz való elszállításával kapcsolatban. A kiállító szervek nem menthetők fel a felelősség alól akkor sem, ha egy esetleges mulasztásért közvetlenül nem ők felelősek,
1.3.4.3. minden szállítmánnyal együtt küldjön egy annak tartalmát leíró pontos jegyzéket; ezen jegyzék tartalmazza mindenekelőtt az adott csomagban található TSzO-k sorszámát;
1.3.5. biztosítsa, hogy a megállapodásban szerepeljen olyan pont, mely szerint az előállítás olyan esetben is folyamatos marad, ha az eredeti vállalkozó nem tudja folytatni a szerződés teljesítését;
1.3.6. a megállapodás aláírása előtt győződjön meg arról, hogy a vállalkozásnak megvannak az eszközei arra, hogy a szerződést megfelelően teljesítse.
1.4. Ha az üres TSzO-kat a tagállam területén kívüli hatóság vagy vállalkozás szállítja, a tagállam illetékes hatósága kinevezhet egy megfelelő hatóságot az adott másik országban annak biztosítására, hogy a jelen bekezdésekben lefektetett követelmények teljesülnek.
1.5. Az illetékes hatóság egyebek között
1.5.1. adjon pontos meghatározást az üres TSzO-k előállításához használatos anyagokról; ezen anyagoknak meg kell felelniük a jelen Egyezmény I. sz. Mellékletében megadott általános paramétereknek;
1.5.2. adjon pontos meghatározást az üres TSzO-k formai és tartalmi követelményeit illetően az I. sz. Melléklet szerint;
1.5.3. biztosítsa, hogy a műszaki meghatározás lehetővé tegye, hogy a TSzO-k egységes megjelenésűek legyenek akkor is, ha később más végzi a nyomtatást;
1.5.4. adjon egyértelmű eljárást egyedi okmányszám előállításához, mely minden üres TSzO-ra rákerül növekvő sorrendben az I. sz. Melléklet szerint; és
1.5.5. határozza meg pontosan az anyagoknak a gyártási folyamat során alkalmazott tárolási/őrzési eljárását.
2. Üres és kitöltött TSzO-k tárolása, kezelése és nyilvántartása
2.1. A kiállítási folyamathoz kapcsolódó mindennemű művelet (ideértve a kitöltetlen, érvénytelenített, illetve kitöltött TSzO-kat, az előállításukhoz használatos szerszámokat és anyagokat, a kérelmek feldolgozását, a TSzO-k kiállítását, az adatbázis karbantartását és védelmét) a kiállító hatóság közvetlen felügyelete alatt kell végezni.
2.2. A kiállító hatóság készítsen értékelést minden, a kiállítási folyamatban résztvevő tisztségviselőről, melyben rendszeresen megállapítja, mindegyikük esetében, mennyire megbízható, hiteles és tisztességes.
2.3. A kiállító hatóság biztosítsa, hogy a kiállításban résztvevő tisztségviselők között nem lehetnek olyanok, akik közvetlen rokoni kapcsolatban állnak egymással.
2.4. A kiállítási folyamatban résztvevő tisztségviselők egyéni feladatkörét a kiállító hatóságnak pontosan meg kell határoznia.
2.5. Egyetlen tisztségviselő sem viselhet egyszemélyi felelősséget egy TSzO kérelem feldolgozási folyamatának minden műveletéért, illetve az ennek alapján kiállított TSzO előállításáért. Olyan tisztségviselő, aki a kérelmeket a TSzO kiállításáért felelős tisztségviselőre kiszignálja, maga ne legyen felelős a kiállítási folyamatért. A TSzO kérelmek feldolgozásával és a kiállításával kapcsolatos különféle feladatokkal megbízott tisztségviselők beosztását rotációs alapon kell megvalósítani.
2.6. A kiállító hatóság alakítsa ki saját belső szabályait, melyek biztosítják az alábbiakat:
2.6.1. az üres TSzO-kat biztonságos helyen tartják, és csak a napi működéshez szükséges mennyiséget adnak ki belőlük, és csak azon tisztségviselőknek, akik azok személyre szóló kitöltéséért felelősek, vagy bármely más, különlegesen felhatalmazott tisztségviselőnek, és a fel nem használt TSzO-kat minden nap végén ezen helyre visszajuttatják; a TSzO-k biztonságos kezelése alatt értendő azon eszközök használata is, melyek segítségével megelőzhető a jogosulatlan hozzáférés és az erőszakkal hozzáférők felderítése is;
2.6.2. a mintának használt üres TSzO-k használatra alkalmatlanná vannak téve, és ezt a tényt rajtuk megfelelően jelzik;
2.6.3. minden nap biztonságos helyen tárolt feljegyzés készül, mely tartalmazza az összes üres és az összes személyre szólóan kitöltött, de még nem kiállított TSzO helyét, mely meghatározza azokat, melyek kitöltése várható, valamint azokat, melyek meghatározott tisztségviselő vagy tisztségviselők birtokában vannak; a feljegyzést olyan tisztségviselő tartja karban, aki nem vesz részt sem az üres, sem a személyre kitöltött, de még nem kiállított TSzO-k kezelésében;
2.6.4. senkinek ne legyen hozzáférése az üres TSzO-khoz, sem a kitöltésükhöz szükséges eszközökhöz vagy anyagokhoz azon tisztségviselőkön kívül, akik az üres TSzO-k kitöltéséért felelősek, illetve bármely, különlegesen felhatalmazott tisztségviselőn kívül;
2.6.5. minden személyre szólóan kitöltött TSzO-t biztonságos helyen tartanak, és csak azon tisztségviselőnek adják ki, aki kiadásukért felelős, illetve bármely, különlegesen felhatalmazott tisztségviselőnek.
2.6.5.1. A különleges felhatalmazású tisztségviselők csak az alábbiak lehetnek:
a) azon személyek, akik a hatóság operatív vezetőjének, illetve az operatív vezető hivatalosan képviselőjének írott felhatalmazásával tevékenykednek, és
b) az alábbi 5. részben említett ellenőrök, illetve auditálás vagy egyéb ellenőrzés lefolytatásával megbízott személyek.
2.6.6. Tisztségviselők számára szigorúan tilos azon TSzO-k kiadási folyamatába való beavatkozás, melyet családtagjuk vagy közeli barátjuk kérelmezett.
2.6.7. Egy TSzO-nak vagy annak személyre szóló kitöltéséhez szükséges eszköz vagy anyag bármilyen ellopása vagy arra irányuló kísérlet jusson haladéktalanul a rendőrség tudomására, hogy a nyomozás minél előbb elkezdődhessen.
2.7. Egy TSzO kiadási folyamatában elkövetett hiba az adott TSzO érvénytelenségét vonja maga után, mely ezt követően nem javítható, illetve a TSzO nem adható ki újra.
3. A kérelmek feldolgozása; a TSzO felfüggesztése vagy visszavonása; fellebbezési eljárás
3.1. A kiállító hatóság kötelessége annak biztosítása, hogy minden tisztségviselő, aki feladata szerint a TSzO kérelmeket vizsgálja felül, megfelelő képzést kapjon csalás azonosításában, és a megfelelő számítógépes alkalmazások használatában.
3.2. A kiállító hatóságnak meg kell állapítania azon szabályokat, melyek segítségével biztosítható, hogy a TSzO-k kibocsátása csak az alábbiak alapján történik; a szóban forgó tengerész által kitöltött és aláírt kérelem, személyazonosság igazolása, állampolgárság vagy állandó lakhely igazolása, illetve annak igazolása, hogy a kérelmező személy csakugyan tengerész.
3.3. A kérelem tartalmazzon minden olyan információt, melyet a jelen Egyezmény I. sz. Melléklete kötelezőként határoz meg. A kérelem űrlapon szerepeljen felhívás, mely annak elismerésére kötelezi a kérelmezőt; hogy tudomásul vette, miszerint büntetőeljárást, illetve büntetést kockáztat, ha szándékosan valótlan állításokat tesz.
3.4. Egy TSzO iránti kérelem előszöri benyújtásakor, illetve bármikor, mikor ezt követően meghosszabbítás alkalmával szükségesnek minősül:
3.4.1. a kérelmezőnek a kérelmet az aláírás kivételével teljesen kitöltött állapotban át kell adnia egy, a kiállító hatóság által kinevezett tisztségviselőnek,
3.4.2. a kérelmezőről digitális vagy analóg fényképet és biometrikus ábrázolást kell készíteni a kijelölt tisztségviselő ellenőrzése alatt,
3.4.3. a kérelmet a kijelölt tisztségviselő jelenlétében kell aláírni,
3.4.4. a kérelmet ezután a kijelölt tisztségviselő át kell, hogy adja a kiállító hatóságnak feldolgozásra.
3.5. A kiállító hatóságnak megfelelő intézkedéseket kell elfogadnia annak biztosítása érdekében, hogy a digitális vagy analóg fénykép, illetve a biometrikus ábrázolás biztonságban és a bizalmasság szabályai szerint készülhessen el.
3.6. A személyazonosságnak a kérelmező általi igazolása legyen összhangban a kiállító állam törvényeivel és gyakorlatával. Ez állhat egy, a kérelmezőről nem sokkal korábban készült fényképből, melyről a hajótulajdonos, hajóskapitány vagy a kérelmező egyéb munkaadója, illetve a kérelmező képzőintézményének igazgatója igazolni tudja, hogy hűen ábrázolja a kérelmezőt.
3.7. Az állampolgárság vagy állandó lakhely igazolása szokványos esetben a kérelmező útlevelével vagy állandó tartózkodását jóváhagyó igazolással történik.
3.8. A kérelmezőt meg kell kérni, hogy vallja be minden további érvényes állampolgárságát, és hogy jelentse ki, miszerint más tagállamtól nem kapott, illetve nem kérelmezett TSzO-t.
3.9. A kérelmező részére nem szabad TSzO-t kibocsátani eladdig, míg egy másik a birtokában van.
3.9.1. Korábbi meghosszabbítási lehetőséget kell biztosítani olyan esetre, ha a tengerész előre tudja, hogy szolgálati idejének alakulása nem teszi lehetővé a lejárat vagy a meghosszabbítás napján történő kérvényezést.
3.9.2. Meghosszabbítási lehetőséget kell biztosítani olyan esetekben, ha egy TSzO meghosszabbítása a szolgálati idő előre nem látott meghosszabbodása folytán válik szükségessé.
3.9.3. Elveszett TSzO-k pótlására külön rendszert kell működtetni. Ilyen esetben megfelelő ideiglenes okmány adható ki.
3.10. Annak igazolása, hogy a kérelmező a jelen Egyezmény 1. cikke értelmében tengerész, álljon legalábbis az alábbiakból:
3.10.1. előző TSzO vagy tengerész munkakönyv, vagy
3.10.2. alkalmassági igazolás, képesítés vagy más idevonatkozó képzési tanúsítvány, vagy
3.10.3. ezzel egyenértékű hiteles bizonyíték.
3.11. Ha szükségesnek tűnik, járulékos bizonyíték is kérhető.
3.12. A TSzO-kat kiállító hatóság illetékes tisztségviselője minden kérelmet legalábbis az alábbi ellenőrzéseknek köteles alávetni:
3.12.1. meg kell győződnie arról, hogy a kérvény teljesen ki van töltve, és nem tartalmaz semmilyen olyan következetlen adattartalmat, mely az ott szereplő állításokat illetően kételyeket ébresztene;
3.12.2. meg kell győződnie arról, hogy a megadott adatok és az aláírás a kérelmező útlevelében és más megbízható okmányában szereplővel megegyeznek;
3.12.3. ellenőrizni kell az útlevélért felelős hatóságnál vagy más illetékes hatóságnál, hogy az útlevél, illetve más bemutatott okmányok valódiak; ha az útlevél valódiságát illetően alapos kétely merülne fel, az eredetit kell elküldeni az érintett hatóságnak; egyéb esetben a vonatkozó oldalak másolata küldhető el;
3.12.4. szükség esetén az okmányban szereplő fényképet össze kell hasonlítani a fenti 3.4.2. bekezdésben említett digitális fényképpel;
3.12.5. szemrevételezéssel ellenőrizni kell a fenti 3.6. bekezdésben említett igazolás hitelességét;
3.12.6. ellenőrizni kell, hogy a 3.10. bekezdésben említett bizonyíték valóban igazolja, hogy a kérelmező csakugyan tengerész;
3.12.7. ellenőrizni kell az Egyezmény 4. cikkében említett adatbázisban, hogy a kérelmezővel azonos személy részére nem bocsátottak már ki TSzO-t, hogy vajon az illetőnek van-e, illetve lehet-e, hogy van egynél több állampolgársága, vagy van-e állampolgárságának megfelelő országon kívül bármely állandó lakhelye; a szükséges ellenőrzéseket a másik ország vagy országok illetékes hatóságainál is el kell végezni;
3.12.8. ellenőrizni kell bármely, a kiállító hatóság számára elérhető megfelelő hazai vagy nemzetközi adatbázisban, hogy a kérelmezővel azonos személy nem jelent biztonsági kockázatot.
3.13. A 3.12. bekezdésben említett tisztségviselő készítsen rövid feljegyzéseket a jegyzőkönyv céljaira a fenti ellenőrzések eredményeinek rögzítésére, és hangsúlyozza azon tényeket, melyek igazolják, hogy a kérelmező tengerész.
3.14. Amint a teljes ellenőrzés megtörtént, a kérelmet és az azt kísérő igazoló okmányokat és a jegyzőkönyv számára készült feljegyzéseket meg kell küldeni a TSzO-k kitöltéséért felelős tisztségviselőnek a kérelmezőnek történő későbbi kiadás céljából.
3.15. A kitöltött TSzO-t, illetve az azt kísérő, a kiállító hatóságnál nyilvántartott adatsort ezután meg kell küldeni ugyanazon hatóság rangidős tisztségviselőjének jóváhagyás céljából.
3.16. A rangidős tisztségviselő csak akkor adhatja meg a jóváhagyást, ha a jegyzőkönyv céljára készült feljegyzések áttekintése után meggyőződött, hogy a szükséges eljárásokat maradéktalanul betartották, és a TSzO-nak a kérelmező részére történő kiállítása indokolt.
3.17. Ezen jóváhagyást írott formában kell megadni, és hozzá mellékelni kell egy magyarázatot a kérvény bármely olyan részletéről, amely külön figyelmet érdemel.
3.18. A TSzO-t (az útlevéllel vagy hasonló dokumentummal) személyesen, átvételi elismervény ellenében kell átadni, vagy postán elküldeni a kérelmezőnek, vagy, ha a kérelmező így kéri, hajója kapitányának vagy a munkaadónak eljuttatni, mindkét esetben megbízható postaszolgálat igénybevételével, melynek során átvételi elismervényt kérnek.
3.19. Mikor a TSzO-t átadják a kérelmezőnek, az Egyezmény II. sz. Mellékletében meghatározott részleteket be kell adni az Egyezmény 4. cikkében említett adatbázisba.
3.20. A kiállító hatóság szabályzata határozzon meg egy maximális időtartamot, amennyivel az elküldést követően az okmánynak meg kell érkeznie. Ha az ennek alapján számolt idő alatt, illetve a tengerész megfelelő értesítése után az átvételt igazoló elismervény nem érkezik meg, úgy, az adatbázisba rögzíteni kell egy megjegyzést, mely szerint a TSzO hivatalosan elveszettnek minősül, és erről a tengerészt tájékoztatni kell.
3.21. Minden rögzítésre szánt széljegyzetet, így különösen is a jegyzőkönyv számára készített rövid feljegyzéseket (l. fenti 3.13. bekezdés) és a 3.17. bekezdésben említett magyarázatokat, biztos helyen kell tartani a TSzO érvényességének ideje alatt, illetve azt követően 3 évig. Ezen széljegyzetek és magyarázatok, melyeket a 3.17. bekezdés követel meg, külön belső adatbázisban kell tárolni, és csak az alábbi személyeknek szabad rendelkezésére bocsátani: a) a rendszer működésének nyomon követéséért felelős személyek; b) a TSzO kérelmek áttekintéséért felelős tisztségviselők; és c) oktatásért felelős személyek.
3.22. Ha olyan információra derül fény, mely szerint egy TSzO kiállítása tévesen történt, illetve a kiállításához szükséges feltételek már nem állnak fenn, azt haladéktalanul jelezni kell a kiállító hatóságnak, hogy az a TSzO gyors visszavonásáról intézkedhessen.
3.23. Ha egy TSzO-t felfüggesztenek vagy visszavonnak, a kiállító hatóságnak haladéktalanul aktualizálnia kell adatbázisát, jelezvén, hogy az adott TSzO-t már nem ismeri el.
3.24. Ha egy TSzO iránti kérelmet visszautasítanak, vagy felfüggesztéséről vagy visszavonásáról döntenek, a kérelmezőt fellebbezési jogáról hivatalos formában tájékoztatni kell, megadva a döntés okait is.
3.25. A fellebbezési eljárásnak a lehető leggyorsabbnak kell lennie, és összhangban kell állnia a méltányos és kimerítő ügykezelés elveivel.
4. Az adatbázis működtetése, biztonsága és karbantartása
4.1. A kiállító hatóság tegye meg a szükséges intézkedéseket, illetve alakítsa ki a megfelelő szabályokat a jelen Egyezmény 4. cikkének alkalmazására, biztosítva különösen is az alábbiakat:
4.1.1. a hét minden napján éjjel-nappal működő állandó ügyeleti irodát vagy elektronikus elérhetőség, ahogy azt az Egyezmény 4. cikkének 4., 5. és 6. bekezdései előírják;
4.1.2. az adatbázis biztonságát;
4.1.3. a személyi jogok tiszteletben tartását az adatok tárolásánál, kezelésénél és továbbításánál;
4.1.4. a tengerész jogainak tiszteletben tartását olyan esetben, mikor a róla nyilvántartott adatok pontosságát ellenőrizni, és a téves adatokat ésszerű időtartamon belül javíttatni szeretné.
4.2. A kiállító hatóság alakítson ki megfelelő eljárásokat az adatbázis védelmére, ideértve az alábbiakat is:
4.2.1. legyen kötelező az adatbázisról rendszeres biztonsági másolatokat készíteni, és a másolat adathordozóját biztonságban, a kiállító hatóság helyszínétől távol tárolni;
4.2.2. legyen a különleges felhatalmazású tisztségviselők kizárólagos joga az adatbázishoz való hozzáférés, illetve az adatbázisban bármilyen változtatás engedélyezése, amint az adott tételt létrehozó tisztségviselő a tételt jóváhagyta.
5. Az eljárások minőség-ellenőrzése és időszakos értékelése
5.1. A kiállító hatóság jelöljön ki egy feddhetetlensége, lojalitása és megbízhatósága miatt közismert rangidős tisztségviselőt, aki nem vesz részt a TSzO-k tárolásában, sem azok kezelésében, ellenőrként
5.1.1. folyamatosan figyelje ezen minimális követelmények betartását;
5.1.2. haladéktalanul hívja fel a figyelmet bárminemű hiányosságra;
5.1.3. szolgáljon tanáccsal a vezetőnek és az illetékes tisztségviselőknek a TSzO kibocsátási eljárásának lehetséges javításairól; és
5.1.4. készítsen minőség-ellenőrzési jelentést a vezetőségnek a fentiekről. Az ellenőr, ha lehetséges, ismerje a megfigyelendő eljárások mindegyikét.
5.2. Az ellenőr közvetlen felettese a kiállító hatóság operatív vezetője legyen.
5.3. A kiállító hatóság minden tisztségviselője számára, így az operatív vezető számára is, legyen kötelező az ellenőrt minden dokumentummal és információval ellátni, melyet az ellenőr feladatainak elvégzéséhez fontosnak tart.
5.4. A kiállító hatóság tegye meg a megfelelő intézkedéseket annak érdekében, hogy a szervezet tisztségviselői szabadon kommunikáljanak az ellenőrrel, anélkül, hogy bármely kellemetlen helyzettől tartaniuk kéne.
5.5. Az ellenőr munkaköri leírásához tartozzon hozzá, hogy az alábbi feladatoknak különös figyelmet szenteljen:
5.5.1. győződjön meg róla, hogy a rendelkezésre álló források, iroda/munkaterület, eszközök és személyzet elegendő ahhoz, hogy a kiállító hatóság hatékonyan elláthassa feladatát;
5.5.2. biztosítsa, hogy a kitöltetlen és a kitöltött TSzO-k tárolására megfelelő eljárás van hatályban;
5.5.3. biztosítsa, hogy megfelelő szabályok, rendelkezések és eljárások legyenek hatályban a fenti 2.6., 3.2. és 5.4. bekezdések betartatására;
5.5.4. győződjön meg róla, hogy ezen szabályokat, rendelkezéseket és eljárásokat minden érintett tisztségviselő ismeri, érti;
5.5.5. minden ügyviteli esemény lehessen részletes, szúrópróbaszerű ellenőrzés tárgya, beleértve a vonatkozó széljegyzeteket és más feljegyzéseket, illetve az egyes esetek teljes feldolgozási ciklusát a TSzO kérvény beérkezésétől a kiállítási eljárás végéig;
5.5.6. a kitöltetlen TSzO-k tárolására alkalmazott biztonsági intézkedések, eszközök és anyagok hathatósságának ellenőrzése;
5.5.7. az elektronikusan tárolt információ biztonságának és valódiságának ellenőrzése, ha szükséges, megbízható szakértő segítségével, illetve annak ellenőrzése, hogy a hét minden napján napi 24 órás hozzáférési követelményt betartják-e;
5.5.8. minden hiteles jelentés nyomán vizsgálatot indítani, mely egy TSzO esetleges téves kiállításáról, vagy egy TSzO esetleges meghamisításáról vagy csalárd megszerzéséről szól, azzal a céllal, hogy ennek segítségével bármely helytelen belső gyakorlatot vagy gyenge pontot sikerüljön meghatározni az alrendszerekben, melyek a téves kiállítást, a hamisítást vagy a csalást eredményezhették vagy ahhoz hozzájárultak;
5.5.9. az Egyezmény 4. cikkének 2., 3. és 5. bekezdéseinek követelményei alapján az adatbázis adataihoz nem megfelelő hozzáféréssel kapcsolatos panaszokat, illetve az ezen adatok pontatlanságával kapcsolatos panaszokat kivizsgálni.
5.5.10. Annak biztosítása, hogy a kiállítási eljárás javítását célzó és gyenge pontjait meghatározó jelentések nyomán megfelelő időben és eredményesen történnek intézkedések a kiállító hatóság operatív vezetőjének kezdeményezésére;
5.5.11. az elvégzett minőség-ellenőrzések feljegyzéseinek karbantartása;
5.5.12. annak biztosítása, hogy a minőség-ellenőrzésekről készült vezetőségi felülvizsgálatok megtörténtek, és az azokról készült feljegyzések karban vannak tartva.
5.6. A kiállító hatóság operatív vezetője kezdeményezzen meghatározott időszakonkénti értékeléseket a kiállítási rendszer és a kapcsolódó eljárások megbízhatóságával, illetve ezeknek az Egyezmény követelményeivel való összhangjával kapcsolatban. Ezen értékelés az alábbiakat vegye figyelembe:
5.6.1. a kiállítási rendszer és a kapcsolódó eljárások auditálásai által feltárt tények;
5.6.2. a feltárt gyenge pontok vagy titokvédelmi szabálysértések nyomán foganatosított hibajavító intézkedések eredményességének szempontjából fontos vizsgálatok és más eljárások jelentései és beszámolói;
5.6.3. feljegyzés minden kiállított, elveszett, érvénytelenített vagy megsérült TSzO-ról;
5.6.4. a minőség-ellenőrzés működésével kapcsolatos feljegyzések;
5.6.5. az elektronikus adatbázis megbízhatóságával vagy védelmével kapcsolatos problémákról készült feljegyzések;
5.6.6. a kiállítási rendszer, illetve a TSzO kiállítási eljárás technológiai fejlesztéseiből vagy innovációjából fakadó eljárások változtatásainak hatásai;
5.6.7. a vezetőségi felülvizsgálatok következtetései;
5.6.8. az eljárások auditálása annak biztosítására, hogy ezek alkalmazása az ILO vonatkozó joganyagában lefektetett, a munkában érvényes alapvető elvek és jogok tiszteletben tartásával összhangban történik.
5.7. Eljárásokat és folyamatokat kell lefektetni, melyek segítségével megelőzhető, hogy más tagállamok által készített jelentések felhatalmazás nélkül jogosulatlan kezekbe kerüljenek.
5.8. Minden auditálási eljárásnak és folyamatnak biztosítania kell, hogy a gyártási technológia és a biztonsági gyakorlat, beleértve a készlet-ellenőrzési eljárást is, megfelelőek ahhoz, hogy a jelen Mellékletben rögzített követelményeknek eleget tegyenek.”
3. § (1) E törvény 2005. szeptember 30-án lép hatályba.
(2) E törvény végrehajtásáról a Kormány gondoskodik.
